Voorwaarden

1. Het festival vindt elk jaar plaats in de laatste week van juni, beginnend op woensdag en eindigend op zondag.
2. Groepen dienen dinsdag voor het festival aan te komen en maandag na het festival te vertrekken.
3. Op het festival treden zo’n 15 buitenlandse groepen op, naast enkele Nederlandse groepen.
4. Het is een amateurfestival en dus in de eerste plaats bedoeld voor niet-professionele volkskunstgroepen van hoog artistiek niveau. Omwille van het behoud geven de organisatoren de voorkeur aan authentieke folklore, maar ze accepteren aanpassing aan het podium.
5. Het doel van de organisatoren is niet alleen het behoud van het culturele erfgoed, maar ook om mensen over de hele wereld elkaar beter te laten leren kennen. Daarom is er veel tijd gereserveerd voor samen dansen en sportief amusement. Om dezelfde reden verblijven de groepen in gastgezinnen.
6. Er is geen georganiseerde competitie tussen de groepen.

Groepen

1. Een deelnemende groep bestaat uit minimaal 15 artiesten en maximaal 34 artiesten (incl. muzikanten, leiders, chauffeur(s), etc.).
2. Het is een probleem om onderdak te vinden voor kinderen (0-16 jaar), dus het festival kan geen kinderen in de groep accepteren.
3. ‘Toeristen’ (leden die niets te maken hebben met de optredens van de groep) worden niet geaccepteerd. We accepteren ze niet in onze gastgezinnen en Op Roakeldais zal niet voor ze zorgen. Ze zullen zelf moeten betalen voor hun eigen kosten.
4. De groep danst met ‘live traditionele muziek’; opgenomen muziek en instrumenten die versterking nodig hebben, worden niet geaccepteerd.
5. Elke groep wordt tijdens het festival begeleid door een hostess-team van de organisatie en soms door een tolk..

Optredens

Tijdens het festival zijn er verschillende soorten optredens:
Kort voor het festival wordt een gedetailleerd programma naar alle groepen gestuurd.
1. Dansvoorstellingen in het eigen ‘Op Roakeldais-stadhuis’, het hoofdpodium van het festival met zo’n 2000 zitplaatsen. (voorstellingen van 12, 15 en 25 minuten per groep)
2. Dansvoorstellingen in een muziekkoepel op het festivalterrein. (15 minuten per groep)
3. Dansvoorstellingen op scholen als onderdeel van een cultureel studieprogramma. (vooropleidingen)
4. Dansvoorstellingen in sommige gemeenschappen voor ouderen.
5. Parades, Workshops en een Ball of the Nations maken deel uit van het totaalprogramma.

Accommodatie

1. De leden van elke groep verblijven bij gastgezinnen in en in enkele dorpen rond Warffum.
2. Twee huisgenoten verblijven bij één gezin; de groepsleider wordt verzocht de leden in ‘koppels’ te verdelen.
3. Tijdens de week is elk lid van de groep een lid van het gezin, met inachtneming van de huisregels.
4. Gastgezinnen worden niet betaald voor hun gastvrijheid.

Kosten

1. De kosten van vervoer van en naar Nederland zijn voor rekening van de groep;
2. Groepen die met de bus reizen, dienen ook hun eigen bus te gebruiken voor het reizen tussen de gastgezinnen en de festivalstad. (Warffum)
3. De kosten van logies, maaltijden, dranken etc. zijn voor rekening van Op Roakeldais. (voornamelijk gastgezinnen)
4. Groepen die per vliegtuig arriveren worden op kosten van de festivalorganisatie van en naar Airport Amsterdam (Schiphol) vervoerd en krijgen geen vergoeding voor reiskosten of deelname.
5. Het festival betaalt de groepen het zakgeld volgens de regels van CIOFF. (€ 5,– per dag per persoon)

Verzekering

1. Groepen nemen op eigen risico deel aan het ‘Op Roakeldais Festival’.
2. Groepen moeten verzekerd zijn tegen alle levensrisico’s: ziekte, ziekenhuisopname, ongevallen, schade en risico’s van derden. enz.
3. De festivalorganisatie aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor eventuele financiële en/of andere gevolgen met betrekking tot het bovenstaande. Wat betreft ziekenhuisopname en repatriëring moeten deelnemers uit Europese landen een internationaal document van sociale zekerheid meebrengen dat ze voor vertrek moeten opvragen bij hun Gezondheidsraad. Ze moeten ook nagaan of repatriëring gedekt wordt door hun normale sociale zekerheidsverzekering. Zo niet, dan moeten zij een extra verzekering afsluiten voor eventuele repatriëring. Deelnemers uit landen die geen bilaterale overeenkomst hebben met de Europese Gemeenschap over sociale zekerheid, moeten een reisziekteverzekering afsluiten, inclusief repatriëring.
4. Er is EHBO tijdens de optredens bij kleine ongevallen e.d.; die gratis is.
5. ‘Op Roakeldais-festivalorganisatie’ heeft alle voorzorgsmaatregelen genomen en zal deze nemen om elk onnodig risico van deelname voor zowel de deelnemers als het publiek en de medewerkers van Op Roakeldais te vermijden.
6. De festivalorganisatie vergoedt geen medische of ziekenhuiskosten die festivaldeelnemers maken tijdens het festival of op weg naar of van het festival. Alle kosten moeten door de patiënt worden betaald op het moment dat medische diensten worden verleend, die vervolgens een claim moet indienen bij zijn of haar eigen verzekeringsmaatschappij.

Politiek/Religie

1.De festivalorganisatie ‘Op Roakeldais’ respecteert alle meningen over religie en politiek;
2. Groepen kunnen deelnemen, ongeacht hun religieuze en/of politieke achtergrond.
3. Niettemin staat de festivalorganisatie geen religieuze of politieke activiteiten toe in de dansruimte of enige andere verblijfplaats van de groepen.
4. Op zondag (laatste feestdag) is er een speciale oecumenische dienst in de plaatselijke kerk; groepen kunnen deze oecumenische bijeenkomst bijwonen en/of eraan deelnemen.

Leed

1. Elke activiteit, hetzij van een individu of een groep, die het festival zou kunnen schaden, is niet toegestaan.
2. ‘Op Roakeldais-festivalorganisatie’ zal maatregelen nemen mocht dit nodig zijn.
Onvoorzien
1. In situaties waarin deze ‘Voorwaarden’ niet voorzien, behoudt de festivalorganisatie ‘Op Roakeldais’ zich het recht voor om naar eigen goeddunken te oordelen. Indien nodig of gevraagd overlegt de festivalorganisatie met betrokken personen en/of groepen.

Gidsen

Groepen krijgen een gids en indien mogelijk of nodig een vertaler die de gemeenschappelijke moedertaal vloeiend spreekt.
2. Ze zijn gedurende het hele festival beschikbaar.
Handwerk
1. Een marktstal van zo’n 3mtr. x 1mtr. zal worden opgezet om deelnemende groepen in staat te stellen souvenirs (handwerkvoorwerpen, platen, cd’s en andere geschikte artikelen) aan het publiek te verkopen.
Uitwisseling van geschenken
1. Tijdens de ontvangst met de lokale autoriteiten van de gemeente is er een mogelijkheid om geschenken uit te wisselen. Ook tijdens het festival is er een kort evaluatiegesprek met het bestuur van de festivalorganisatie waar de deelnemende groepen een geschenk kunnen uitwisselen.

Klimaat

1. Nederland heeft een gematigd zeeklimaat waardoor het in juni en juli overdag tussen de 17 en 24°C kan zijn. (nachten tussen 14 en 16°C.) We hebben ook veel regenachtige dagen met lagere temperaturen. Het is aan te raden om wat warme kleding mee te nemen in je bagage.

Overeenkomst

1. Door deel te nemen aan het festival accepteert een groep deze voorwaarden van het festival.
2. De leiders van de groep worden vriendelijk doch dringend verzocht om de leden van hun groep op de hoogte te stellen van deze voorwaarden!!!